展示会には、自社や自社商品の認知度向上や見込み客の獲得など、企業によって様々な目的を持って臨みます。様々な業種の企業が同一テーマで一堂に会することから、新たなビジネスチャンスの芽も生まれるため、できる限り有効活用していきたいというのが本音でしょう。

一方で、企業が初めて展示会に出展する場合、戸惑うことも多いかと思います。

そこで、今回は、展示会に向けた心構えや設営・運営方法などを解説します。

一度に多くの見込み客と接点が持てるのが展示会最大のメリット

展示会とは、企業が新商品の発表や既存商品の紹介を行うことで、来場者に興味を持たせ、見込み客として開拓していくことを主な目的とするイベントです。

展示会の一番のメリットは、一度に多くの見込み客と接点を持てる点です。展示会の大きさにもよりますが、大きな展示会では会期中の来場者数は数万～数十万人規模となります。業界動向や技術トレンドの情報収集から、実際に自社への導入を検討している商品の確認など、来場者の思惑は様々となりますが、来場者のニーズを満たすことができれば商談へと発展することも少なくありません。とはいえ、ただ出展するだけでは集客は難しく、ブースの見せ方や呼び込みなど工夫が必要となります。

また、展示会はテーマを絞って開催されるため、来場者の興味は比較的高い状態から始まっているのが大きなポイントです。実際に対面して商品の魅力や強みを説明することができるため、相手のニーズを掴むことができれば、同業他社に大きな差をつけることもできます。

しかし、これは企業にとって諸刃の剣ともなり得ます。せっかくブースを訪れた来場者に十分な説明が行えなければ、企業のイメージを下げることにつながります。会場ではヒアリングやアンケートを行い、できる限り来場者のニーズに応えることが重要です。

他にも、自社や自社商品の認知度向上や、既存顧客とのコミュニケーションなど、展示会に継続して<出展することで、効果の高まるメリットもあります。

数多くの展示会が開催される中で、自社に適したテーマのものを選択することが重要

国内では、年間で数百を越える展示会が開催されており、「産業機械・機器全般」「計測・分析・検査・試験機器」「電気・電子・通信・半導体」など、様々な分野で行われています。

一般消費者に向けたB to Cよりも、企業が相手となるB to Bの領域で開催されることがほとんどで、「○○EXPO」や「△△ジャパン」といった、どんな業界に向けた展示会なのか名前を見れば一目でわかるような展示会名が付けられることが一般的です。

主催者は、工業会や業界団体などが務めるケースが最も多いのですが、出版社や放送局、新聞社などが主催者を務める展示会も多く開催されています。

一つのテーマに絞られているため、自社の商品やサービスに適したテーマなのか見極めることも重要です。

出展目的によって事前準備やブースの飾りつけが変わるため、
目的を明確にし、戦略を立てる必要がある

展示会への出展にはまとまった予算が必要になるのはもちろん、その準備や運営にも労力と時間がかかります。そのため、限られた予算内で最大限の効果が発揮できるよう、出展目的を明確にしておく必要があります。

展示会に出展するメリットでも少し触れましたが、出展目的は大きく分けて、「営業案件の獲得」「認知度の向上」「既存顧客との関係性の強化」の3つとなります。

・営業案件の獲得

営業案件の獲得には、「見込み客の獲得」と「商談への発展」の2つのケースが考えられます。前者は展示会のブースで名刺交換やヒアリングを行うことで増やしていくことができます。後者は来場者のニーズと出展した商品やサービスがマッチングすることで、一気にその場で商談まで発展するケースです。

前者と比べれば、後者に至る可能性は低くなる傾向がありますが、展示会によっては積極的に商談が行われるものもあるため、過去の出展企業の話や出展レポートから展示会の雰囲気を掴んでおくことが重要です。来場者の傾向は1年で早々変わるものでもないので、しっかりと事前調査を進めておきましょう。

・認知度の向上

自社のブランディングのために展示会に出展する企業も少なくありません。モーターショーのコンセプトカーなどはその最たるものです。

比較的自由度の高い展示が可能となりますが、ブースのテーマカラーや配布物、パネルデザインの統一などが求められます。コーポレートメッセージを形にすることは容易なことではないため、出展準備を怠らないことが大切です。

自社関連の書籍をブースに用意して、来場者にプレゼントすることにより、認知度を向上させるのも一つの手です。展示物だけでは伝えられるメッセージが限られてしまうため、書籍をうまく活用して補強することで、より正確なブランディングを行うことができます。

・既存顧客との関係性の強化

展示会の目的は見込み客の獲得が第一となりますが、既存顧客との関係性を深める絶好の機会でもあります。

対面でコミュニケーションを取る中で、普段は伝えづらい課題に気付くケースも多く、新規案件に発展する可能性もあります。

また、既存顧客の紹介から新たな仕事につながるケースもあるため、参加するテーマを絞ってでも継続的に出展していくことが重要です。

来場者の目線に合わせた展示ができるかどうかでブースへの集客が大きく変わる

さて、目的がどうあれ、展示会において自社ブースへの集客が重要なことに変わりはありません。効率的に集客を行うための展示方法をここでは紹介したいと思います。

集客のためには、まずブースの位置が重要となります。広い通路に面したブースであれば、それだけ来場者がブースの前を通りがかることになるため、集客に有利となります。

加えて、ブースの開放面が多ければ、その分来場者がブースへと入りやすくなるため、呼び込みがしやすくなります。

また、自社の近くに集客力の強い企業やイベントスペースがあれば、定期的に人の流れができるため、自社ブースへの集客がやりやすくなります。

他にも、業種の近い企業同士で固まってブースを出すことで、同じニーズを持つ来場者を一カ所に集めるという手もありますが、他のブースに見込み客を奪われる可能性もあるので、注意が必要です。

パネルや看板の設置にもコツがあります。ブース設営の際には来場者の目線で導線を引くことが重要です。まず、来場者は遠くからブースを見ることになります。そのため、ブースの上部には何を扱うブースなのか遠目からでもわかりやすく示す必要があります。

次に、ブースに近づく来場者に向けては、ブースの正面ではなく、側面がアピールポイントになることを覚えておくとよいでしょう。来場者の視線は常に興味を持って動いているため、できる限り早めにその視線をブースに引き付ける必要があります。そのためには、側面に展示パネルを用意することで、通路を行き交う来場者の注意を引き、自社のブースの前で足を止めさせるというのが最も効率的な方法なのです。

パネルや看板だけでなく、製品カタログや書籍をブースの各所に展示しておくことで、足を止めた来場者をブースの中まで引き込むこともできます。

最後に、展示会の説明員の配置も大切です。1人でも多くの来場者を呼び込むために、ブースの外に出たくなる気持ちもわかりますが、ブース内の目に付く位置に説明員を必ず配置しておくのが基本です。興味を持った来場者にすぐに対応するためです。とはいえ、ブース内の説明員が多すぎると、来場者が気後れしてブースに入りづらくなってしまうため、注意しましょう。

ブースの設営や運営では来場者目線を忘れないことが重要です。事前に近いテーマの展示会に訪れ、他社がどのように展示しているのか研究しておくのもよいでしょう。

まとめ

以上が、展示会に出展する際に知っておくべき基本情報となります。見込み客の獲得のために展示会へ出展する企業も多いかとは思いますが、ただ来場者をブースに集めるだけでは、その後の商談につなげることが難しくなります。来場者のニーズを読み取り、適切な対応をとることができて初めて、見込み客の獲得となるのです。

実りある展示会となるように、これらの情報が皆様の参考となれば幸いです。