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展示会で獲得した名刺情報は一元管理で、共有してこそ意味がある

展示会で獲得した名刺をうまく活かせていますか?

B to Bビジネスにおいて、展示会は見込み客を獲得する大きなチャンスとなります。自社の商品やサービスに興味を持った見込み客と積極的に名刺交換をすることにより、見込み客のリストを拡充することができます。そして、展示会後に見込み客へ適切なフォローアップをすることで、ビジネスチャンスを広げることができるのです。

そこで、今回は、展示会後の適切なフォローアップのために、効率的な名刺管理の方法をご紹介します。

名刺交換は商談創出のための第一歩、集めた情報は一元管理して活用することが肝心


名刺管理で重要なのは、管理のためのプロセスや体制をしっかりと構築しておくことです。

適切なフォローアップのためには、見込み客の詳細な情報が必要となります。そのため、集めた情報に漏れや不備がないようにチェックすることが重要です。

ここでは、名刺管理のプロセスで重要なポイントを4つご紹介します。

① 名刺の名寄せ

まずは、企業全体で名刺の名寄せを行うことが重要です。

名寄せとは、複数の個人データの中から名前や電話番後などの情報を元に「同じ人」に関する情報をまとめる作業です。

適切なフォローアップのためには、見込み客が何に興味を持っているのかしっかりと理解する必要があります。名刺の名寄せを行うことで、見込み客の過去の展示会への参加状況を把握し、見込み客の現在のニーズをより正確に分析できるようになるのです。

② 展示会場でのヒアリング

名刺交換のタイミングでは、見込み客の関心度合いがわからず、営業担当者がすぐにアプローチをかける価値のある見込み客であるのか判別することができません。

そこで重要になるのが、展示会でのヒアリングです。

アンケートの場合、記入は来場者に任されてしまうため、相手の関心度合いによって、集められる情報が変わってきます。また、来場者には限られた時間で効率よく展示ブースを回りたいという気持ちが強いため、アンケートに時間を取られることを億劫に感じてしまう傾向があるのです。

しかし、ヒアリングであれば、相手の様子を見ながら、必要な事項だけを聞き出すことができます。相手の対応から自社への関心度合いも知ることができるでしょう。

このように、名刺交換と併せて、来場者にヒアリングすることで、自社にとって有益な名刺の洗い出しを展示会場内で行うことができるのです。

加えて、ヒアリングには名刺交換の際の印象を良くする効果もあります。中には展示会で機械的に名刺を集めることにあまりいい気のしない見込み客も存在します。そこで、ヒアリングを行うことで、相手に興味があるという姿勢を示すことができるため、見込み客の中に良い印象を残し、相手の記憶に残りやすくなるのです。

③ 名刺の効率的なデータベース化

B to Bビジネスでは、担当者が個別に名刺を管理することも珍しくありません。しかし、それでは企業として組織的に見込み客にアプローチをかけることが難しくなります。

そのため、担当者間や部署間で情報を共有できるように、見込み客の情報をデータベース化しておく必要があります。

現在は名刺管理を助ける様々なソフトウェアやアプリが存在するので、名刺の一元管理にはこれらを活用するのがよいでしょう。名刺をスキャンしたり、スマートフォンで撮影したりするだけで、データベースに反映することが可能です。

管理できる名刺数や細かな機能はソフトにより異なるので、自社に合ったものを選ぶことが重要です。

④ 早めのお礼メールでアポイントにつなげる

展示会で交換した名刺に対しては、早期にアクションを起こすことが大切です。そのためには、名刺交換した見込み客に対して、早めにお礼メールを送信するのがよいでしょう。

他社に先んじてメールを送ることで、自社や自社の商品の印象を強いものにすることができます。展示会後の細かなフォローは、商品購入後のフォローを連想させるものにもなるので、早めに行うことが重要なのです。

また、お礼メールの中に自社のWEBサイトや問い合わせへのリンクを用意しておくことで、関心の高まった見込み客をスムーズに誘導することができるため、アポイントが取りやすくなるという効果もあります。

ただし、露骨な商品アピールは逆効果となるので注意が必要です。あくまでも「お礼」のためメールであることを忘れないようにしましょう。

まとめ

展示会は多くの見込み客と接点を持つことができる絶好の機会となります。すぐに商談にはつながらなくとも、継続的に接点を持ち続けることで商談化する可能性を秘めています。だからこそ、獲得した名刺情報をできる限り早くデータベースに反映させ、適切なフォローを行うことが肝心です。

また、名刺情報をさらに活用するには、普段から顧客データベースに更新をかけることが重要です。

名刺交換の際に、自社のセミナーのチラシや展示会のアンケートなどを挟みこんだ書籍を渡すことで、見込み客との接点を増やすことができます。展示会で完結させるのではなく、見込み客の情報を集めるきっかけとして幅広く活用していくのも一つの手です。

そして、それらの顧客情報を一元管理し、効率的に商談へとつなげていきましょう。

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