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業務を効率化すれば会社が変わる!「システム化」のメリットとは?

経営者の皆さんは、会社経営のさまざまなことに悩んでいるのではないでしょうか。
売り上げや利益、資金繰り、残業時間、ミス、人材育成、採用活動、企業のブランディング――悩みの内容は違っていても、どの会社も何らかの悩みを抱えています。
やりたいことはあるのに、コストや時間を考えるとできない……なんてこともあるのではないでしょうか。

それらの悩みを解決するカギ、それが「システム化」です。
「システム化」とは、誰がやっても同じ成果を生み出せる手法や体制を総合的に表現した言葉です。
「システム化」というとITを活用したシステムを想像する人が多いかもしれませんが、 人が手作業で行う業務であっても、同じ成果を生み出せる手法がとられていれば、 それは「システム化されている」というわけです。

では、なぜ「システム化」が悩みを解決するのでしょうか。
それは、「システム化」することによって、業務が効率化され、コストを減らすことができるからです。
当然ですが社員の労働時間はコストですので、業務にかかる労働時間を減らすことはコストを減らすことと同等の意味があります。 また、社員の残業も減らせますし、空いた時間を他の業務にあてることもできるのです。 「システム化」について具体的にご説明いたします。

業務にルールを作り誰でもできるような仕組みを作る

あなたの会社には、担当者しかやり方が分からないという業務がありませんか。
誰も処理方法が分からないと、その担当者が何らかの事情で出社できなくなった場合や退職した場合、業務が滞ってしまいます。
また、その担当者しかわからない業務がある場合、一人にかかるプレッシャーは大きくなっているでしょう。そうすると、その社員は休みづらいと思って無理をしているかもしれませんし、そのせいで負担が大きくなり、ストレスを溜めているかもしれません。
もちろん担当者が責任を持ってやるべきですが、会社として一人に頼りきりというのはリスクが高いでしょう。

また、同一の業務でも、それぞれが自分のやり方でやっていて作業効率が悪いということもあるでしょう。
作業効率が悪く、多くの時間がかかっていると、会社にとっては大きな損失です。
時間を短縮できれば、空いた時間に他の仕事もできますし、残業時間も減らすことができます。
また、作業効率が悪いためにミスが増えているなんてこともあるかもしれません。
誰がやっても同じような結果を生むためにも、処理方法にルールを決め、それに則って行うことが重要です。

ITを活用したシステムを利用する

「システム化」の一つに、IT技術を利用する方法があります。
ITを活用したシステム化は、手作業でおこなっていた仕組みを短期間で大量に処理し、人的ミスの割合を減らす装置化ということです。
ITを活用したシステムには、さまざまなものがあります。
例えば、経費精算、人員管理、タスク管理、プロジェクト管理などです。
こうしたシステムを利用することで、ミスを減らし、社員の時間を生み出すことができます。

また、経営者にとってのメリットもあるのです。
ITを活用したシステムを利用すれば、業績などの経営に関するデータを細かく把握することもできますし、グラフにして可視化することもできます。
支社や店舗がある会社では、それらのデータも一括して見ることができます。
離れていてもリアルタイムに更新されるので、メールのやり取りなどは不要になり、データを統合する手間もかかりません。

そして、それをもとに経営者は効率よく経営について考えることができます。
また、スマートフォンやタブレットでも見ることができ、便利です。 手間を減らすことができるとともに、データを経営改善に利用することができるので、業績アップにもつながります。

業務の効率化によって浮いたコストを活用する

システムを上手に利用することによって、社員の時間やコストに余裕が生まれることが期待できます。
その結果、新商品やサービスの開発にコストをかけることも、 プロモーション戦略を練ることも、採用に力を入れることも、 企業のブランディングについて考えることもできるでしょう。

この機会に、あなたの会社も「システム化」してみてはいかがでしょうか。

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